La condivisione dei documenti è fondamentale per un’azienda. Quando l’email non basta più ci si può affidare ad un sistema di scambio documenti online.
What
Cos’è E-Folder?
Lo scambio documenti on-line definisce nuove tecnologie e i processi che permettono alle organizzazioni di gestire lo scambio di informazioni (siano esse documenti, progetti, lavori) su Internet, senza l’utilizzo di supporti cartacei.
Un sistema di scambio documenti è in pratica un’applicazione che fornisce ad un’azienda uno spazio web per la memorizzazione di documenti in genere e renderli accessibili ai propri dipendenti, collaboratori, clienti, ecc.
Why
Quali benefici si possono ottenere
- Ridurre i tempi per lo scambio tra le parti, rispetto ai tradizionali mezzi di spedizione.
- Superare i limiti imposti di posta che vincolano le dimensioni dei documenti scambiati a mezzo e-mail (spesso i limiti non sono noti e se un documento li supera il mittente può riceverne notifica dopo molto tempo).
- Possiblità di scambiare documenti nel caso in cui uno o più utenti non dispongano di indirizzo di posta elettronica.
Technical notes
Un pò di specifiche tecniche
Gestione utenti e password
- Gestione di diverse tipologie di utente (normale, guest, pubblico)
- Gestione utenti con scheda dettagli e configurazione dei servizi abilitati per l’utente (download e/o upload)
- Gestione password OTP per gli utenti guest
Gestione documenti
- Gestione e controllo da parte dell’amministratore dei file presenti nel sistema
- Scambio documenti tra gli utenti normali del sistema, con consegna immediata nello spazio dell’utente destinatario
- Invio da parte degli utenti guest di documenti direttamente nello spazio dell’utente destinatario
- Gestione di un’area di distribuzione “uno a molti” con caricamento documenti e generazione di login/password da distribuire come credenziali di accesso
Sicurezza
- Controllo degli accessi e autorizzazioni utenti per la visualizzazione
- Log delle operazioni del sistema